Keuntungan dan Kerugian Mempertahankan Data Melalui Excel

Excel adalah metode informasi dan manajemen basis data yang bagus yang digunakan oleh hampir semua perusahaan besar atau kecil. Jenis pekerjaan ini sebagian besar dilakukan oleh pakar excel, yang dapat dioutsourcing atau dapat menjadi karyawan perusahaan Anda, namun sebelum memilihnya, Anda harus memastikan bahwa dia memiliki pengetahuan yang memadai tentang subjek ini dan dapat mengembangkannya secara profesional. Database perusahaan anda Jika database perusahaan Anda ditangani oleh konsultan excel non-profesional, maka ada kemungkinan besar timbulnya masalah yang khas.

Keuntungan utama menggunakan Excel adalah, tidak memerlukan perangkat lunak tambahan untuk diinstal di komputer Anda, komputer Anda kemungkinan sudah dilengkapi dengan Microsoft Office dan dapat segera memulai proses pemrograman Anda. Excel mudah digunakan, user friendly, dan kebanyakan orang bisa masuk dan mengulas spreadsheet dan membuat perubahan sederhana, karena tidak adanya konsultan excel. Dalam kasus, ketika catatan perusahaan Anda tumbuh besar, dalam situasi seperti itu aplikasi excel dapat dengan mudah ditingkatkan ke akses, oracle atau SQL server. Database yang tersimpan di excel dapat dengan mudah diintegrasikan ke dalam tabel pivot, dengan hanya menghubungkannya langsung ke database OLAP.

Menjadi kaya dalam modul keuangan, ahli yang dipekerjakan oleh Anda untuk mengurus excel, tidak harus membuat modul keuangan terpisah. Excel dapat melakukan banyak fungsi keuangan yang meliputi, penyusutan aktiva tetap. Excel juga sangat portable, ini memastikan agar data bisa dengan mudah dikirim ke kantor lain, di lokasi yang berbeda melalui e-mail. Dalam kasus, saat mengirim e-mail database excel, Anda secara tidak sengaja mengirimkannya ke orang yang tidak berwenang, dalam situasi seperti itu masalahnya dapat diatasi dengan menerapkan proteksi kata kunci pada dokumen. Kata sandi ini akan melindungi database Anda dari penggunaan yang tidak sah.

Seiring dengan berbagai kelebihannya, menjaga database dengan menggunakan aplikasi excel juga memiliki beberapa kelemahan. Kelemahannya tidak begitu serius sehingga Anda tidak bisa bekerja di sekitar mereka, dan bisa diminimalisir. Jika file yang berisi database menjadi sangat besar, maka ada kemungkinan program anda akan berjalan sangat lambat. Inilah alasan mengapa para ahli excel membuat program kompak atau menyimpan setiap aplikasi dalam file yang berbeda, semakin kecil file semakin cepat eksekusi. Sering kali dengan membagi database menjadi beberapa file ada kemungkinan besar file excel bisa tersesat di harddisk. Lembar kerja Excel memiliki sejumlah baris, ini adalah alasan mengapa konsultan excel mengubah basis data menjadi akses saat database melintasi batas 65.000 baris.

Outsourcing pekerjaan bisa menjadi pilihan yang lebih murah, tapi jika Anda memiliki ahli Excel di rumah Anda selalu dapat mempertahankan dukungan konstan dalam menangani masalah rutin. Untuk masalah yang lebih besar, konsultan Excel di luar mungkin bisa membantu.